Эффективное управление: роль функций менеджмента

Функция планирования и прогнозирования

Планирование — это процесс создания плана, детальное описание необходимых действий, направленных на достижения конкретной цели. Понимание чего мы хотим достичь, какими затратами, с какими ресурсами, в конкретные временные периоды. Определиться с системой налогообложения. Чем больше сфера деятельности, тем более детальный и объемный план мероприятий нужно оценить, рассмотреть и включить в него.

Планирование – это вид управленческой деятельности, который включает систему оценок ресурсов и принятие управленческих решений, направленных на бизнес-процессы организации (субъекта хозяйствования).

Планирование включает:

• Постановку целей;
• Определение задач;
• Разработку методов достижения целей (стратегий, программ и планов);
• Определение состава необходимых ресурсов (по качеству и количеству), их оценка и распределение;
• Доведение (информирование, обучение, разъяснение) планов до исполнителей.

Это процесс осмысления, обдумывания, взвешивания возможностей, оценка рыночной ситуации, определение целевых групп, подбор исполнителей по квалификации и опыту, согласование и координация структурных подразделений, оценка промежуточных и конечных результатов, увязка всего этого во времени, контроль и план мероприятий при отклонении от плана и многое другое.

Виды планирования:

• Стратегическое планирование – это процесс определения и распределение ресурсов организацией для реализации стратегии достижения цели в долгосрочной перспективе (обычно 3 — 5 лет);
• Текущее планирование (тактическое планирование) – это процесс определения внутренних задач организации и порядок достижения промежуточных целей. Оно уточняет, дополняет, то есть конкретизирует стратегию;
• Оперативное планирование – можно охарактеризовать как, процесс выполнения задач сотрудником для достижения нужного результата в данный момент. Можно сказать, что это единица стратегического планирования.

Также планирование можно разнести по уровням управление:

• Руководство компании (топ-менеджеры) – стратегическое планирование;
• Руководители структурных подразделений (среднее звено управления) – текущее планирование;
• Работники (исполнительный, технический уровень) – оперативное планирование.

Сложность планирования на долгосрочный период является прогнозирование развития ситуации в будущем (метод сценариев, анализ временных рядов, причинно-следственное моделирование и др.). Нужно разработать план мероприятий на все случае жизни.

Функция организации

В данном контексте организация рассматривается как процесс организовывания, а не как явление (ИП, ООО и т.д.).

Организация – это процесс, суть которого заключается в формировании организационной структуры, обеспечении и распределении необходимых ресурсов (персонал, материалы, оборудование, рабочие места, денежные средства и т. д.) для достижения цели. Можно определить следующий состав процесса организации:

• Создании структуры управления;
• Распределение задач по подразделениям;
• Установление подчиненности и взаимодействие между структурами;
• Подбор персонала;
• Распределение полномочий и ответственности.

Основные принципы организовывания:

• Принцип специализации – разделение управленческого процесса на группы (по конкретным функциям), это позволяет сделать управление более гибким, профессиональным, эффективным;
• Принцип пропорциональности – избегание узких мест, распределение нагрузки между подразделениями, которое создаст равномерное функционирование организации. Исключит простои одних и чрезмерную нагрузку других, что отрицательно скажется на эффективности трудового процесса;
• Принцип параллельности – возможность одновременного выполнения отдельных операций производственного процесса. То есть, совмещение во времени и одновременное выполнение сокращает производственный цикл, экономит рабочее время и уменьшает издержки;
• Принцип прямоточности – это кратчайший, оптимальный путь в процессе производства и передачи информации между структурами;
• Принцип непрерывности – это обеспечение постоянного обмена информацией, организация коммуникаций, исключение перерывов или простоев из-за технологических или организационных ошибок;
• Принцип ритмичности – всё, что возможно, должно быть нормированно (повторяющиеся процессы должны занимать одинаковые промежутки времени). К примеру, закупка сырья не должна занимать лишнее складское пространство, но при этом процесс производства не должен простаивать из-за недостатка материалов.

Характеристики управленческих функций в менеджменте

В перечне основных характеристик управленческих функций (кратко):

• целевая направленность работ;
• повторяемость;
• однородность содержания;
• обособленность комплекса задач;
• единая специфика выполнения.

Значение функций управления

Процесс руководства предприятием является циклическим. Менеджмент включает несколько видов деятельности. Управленческие функции обеспечивают стабильную работу производств.

Начальники компании, подразделений регулируют структуру фирмы, технологии, специфику работы, правила выбора, подготовки штата сотрудников и т.д. В процессе выделяют целевой, корпоративный, мотивационный типы управления.

Слаженная работа всего коллектива зависит от руководства.

На каких принципах строится

Функции строятся на таких принципах, как:

• гибкость – корректировка процессов допускается на разных этапах для достижения результата;
• экономичность – расходы планируются для роста компании с учетом доходов;
• единоначалие – руководство осуществляется по стандартам;
• обоснованность и научность управленческих решений;
• полномочие и ответственность;
• эффективность и экономичность менеджерских мероприятий;
• системность и комплексность в руководстве отделами, производствами и т.д.

Функции управления организацией

Разнообразие трудовой деятельности привело к развитию функций управления.

Определение

Функции управления – виды направленной управленческой деятельности, появившиеся в ходе процесса разделения труда.

Важно понимать чем функции отличаются от задач. Задача – направленная на достижение требуемых результатов в определенное время деятельность

Функция – повторяющая деятельность организации. Комплекс управленческих задач представляет собой функцию управления.

Как правило, одну функцию выполняет одно подразделение, однако некоторые функции могут выполняться совместно различными подразделениями или одно подразделение может выполнять несколько функций.

На рисунке 1 изображены факторы, от которых зависит состав функций.

Рисунок 1 – Факторы, влияющие на состав функций управления

Функции управления нужны для того, чтобы обеспечивать в организации руководство, управление и обслуживание производственной деятельности.

Все функции имеют следующие основные характеристики:

• назначение;
• повторяемость;
• однородность содержания;
• специфика выполнения.

Функции управления отличаются наличием объективного характера, что определяется необходимостью самого процесса управления в условиях совместной трудовой деятельности.

Основными функциями управления организацией являются:

• организация – совокупность методов и приемов сочетания всех звеньев управленческой системы;
• нормирование – процесс разработки научно обоснованных расчетных величин, устанавливающих количество и качество оценки развитых элементов, используемых в процессе производства и управления;
• планирование – функция, которая занимает центральное место в организационной структуре и направлена на регламентирование поведения объекта управления;
• координация – воздействие на коллектив людей с целью управления различными но связанными между собой подразделениями;
• мотивация – функция, которая стимулирует трудовую деятельность;
• контроль – анализ и учет возможных ошибок и отклонений от намеченных планов;
• регулирование – функция, тесно связанная с функциями контроля и координации.

Управленческие функции – это основа управленческого аппарата, определения его численности и структуры. Основная задача управленческого аппарата заключается в объединении различных, но связанных между собой функций.

Выделяют несколько вариантов классификации функции управления, однако наиболее простая и понятная делит их на две группы:

• общие;
• специальные.

Общие функции управления

Общие функции сформулировал Ани Файоль в начале 20ого века. Они существуют при управлении любой организацией в любой бизнес сфере.

Среди всех общих функций менеджмента основной считают титрование – метод массового количественного и качественного анализа. Выполняя данную функцию, менеджер, как правило менеджер высшего звена, осуществляет следующее:

• формулирует цели и задачи на будущий период;
• осуществляет стратегическое планирование;
• составляет оперативные планы.

Реализация всех планов зависит от организационной функции. Она направлена на создание организации, формирование ее структуры, распределение задач среди персонала, координацию их работы.

За стимуляцию трудовой деятельности персонала отвечает мотивационная функция. Она основана на анализе и выявлении потребностей людей, выборе способа их удовлетворения, чтобы максимально стимулировать производительность работников.

Функция контроля направлена на выявление возможных рисков, опасностей, ошибок и отклонений и тем самым она помогает совершенствовать работу.

Специальные функции

Функции по управлению отдельными объектами занимают в организации особенное место. Как объекты управления можно выделить:

• производственную деятельность;
• материально-техническое снабжение;
• инновации;
• маркетинг и сбытовая деятельность;
• подбор персонала;
• финансовая деятельность;
• учет и анализ.

Управление этими объектами и составляет содержание специальных функций управления. В таблице 1 представлены примеры содержания некоторых функций.

Таблица 1 – Содержание специальных функций управления

Из каких этапов состоит

Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:

1. Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
2. Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
3. Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
4. Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
5. Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
6. Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
7. Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
8. Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.

Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления. 

Понятие и значение функций менеджмента

Процесс управления — это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия представляют собой функции менеджмента. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Слово функция (от латинского funcitio — исполнение, осуществление) означает обязанность, вид деятельности, назначение, роль.

Функции менеджмента — это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять определенное влияние на управленческий объект с целью достижения поставленной задачи. Функции менеджмента вытекают из содержания производственного процесса предприятия и определяются объектом, а также составом решаемых задач.

Функции должны иметь четко определенный смысл, разработанный механизм осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием понимают действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления зависит от типа организации (административная, общественная), размеров и сферы ее деятельности (производство, образование, торговля, бытовые услуги), уровня руководства в управленческой иерархии (высший, средний или низший), его роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов.

При изменении размера и типа производства функции управления остаются теми же, меняется только объем работ по их выполнению. Так, независимо от размера предприятия на каждом из них выполняется функция планирования. На крупном предприятии для ее выполнения может быть создан плановый отдел, на небольшом данную функцию может выполнять один экономист, а в малых организациях эти обязанности возлагаются на одного из специалистов по совместительству. По мере продвижения вверх от одного управленческого уровня к другому объем работ по функции увеличивается, в связи с чем возрастает и численность выполняющих ее работников. Таким образом создается единая система органов по выполнению каждой функции менеджмента.

При углублении разделения труда менеджмент как единственная функция дифференцируется, происходит выделение и обособление специфических видов управленческой деятельности. Функцию выполняет определенное количество работников, каждый из которых в процессе ежедневной работы осуществляет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет объединять близкие и похожие по характеру работы в одно звено управления. Это упрощает структуру и облегчает координацию деятельности функциональных подразделений аппарата управления предприятия, объединения.

На основе состава и объема работ по функциям определяют рациональное построение аппарата управления (отделов, служб, секторов) и численность специалистов по каждой функции, разрабатывают документы организационного регламентирования (положение о службах, должностные инструкции и т.п.). Функциональное разделение процессов управления и их классификация имеют решающее значение, поскольку определяют цели, задачи и направления деятельности всего аппарата управления.

Что понимают под циклом управления

Управленческий цикл – это модель, которая описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата. Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности. Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль.

В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.

Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.

При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий).

Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.

Как реализуется функция контроля в организации?

Контроль. Насколько бы хорошо не были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы, поскольку будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников, а также многие другие причины нарушают планы предприятия. Эти нарушения, и необходимо обнаружить с помощью системы контроля. Например, следует регулярно – раз в день, неделю или месяц – возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного состояния.

Контроль как функция менеджмента связан с функционированием объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. В значительной степени эффективность контроля определяется предварительными исследования и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.

На менеджере лежит обязанность контролировать выполнение принятых ранее управленческих решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но практика показывает, что этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. При этом могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Следует отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год. К сожалению, в нашей стране подобные собеседования не приняты.

Выборочный контроль работы сотрудников также может быть полезен. При этом вместе с выборкой людей полезна и выборка из совокупности дел, которыми занимается данный сотрудник. Сравнительно небольшие затраты времени менеджера позволяют держать под контролем обе данные совокупности, каждый элемент который имеет некоторую (одну и ту же для всех элементов совокупности) вероятность быть отобранным и тщательно проконтролирован.

Функция координации

Координация – это обеспечение бесперебойного и непрерывного процесса управления. Обмен необходимой информацией, согласованность и коммуникация между структурными подразделениями. Спектр коммуникации достаточно большой, его можно сгруппировать в три большие группы:

• Документальный (отчеты, служебные записки, докладные, аналитические материалы);
• Совещательный (различные формы обсуждений: совещание, собрание, летучки, интервьюирование и т.д.);
• Технические (технические средства связи, видео, аудио и т.д.).

С развитием информационных технологий существенно повысилась скорость обмена информацией и соответственно принятие управленческих решений возросла. Это делает взаимосвязь между функциями управления более манёвренной, скоростной и эффективной.

В этих условиях самостоятельность организационных структур повышается, уменьшаются вертикальные связи. Но вместе с этим и возрастает ответственность исполнителей.

Важной частью координации является регулирование (выравнивание) управленческого процесса. Функция координации придает контролю осознанность реакции (как завершенность, так и цикличность процессов) на отклонение от плана

Создания механизма координации на предприятии включает:

• Постановку общих, взаимосвязанных целей;
• Документооборот, обеспечивающий процессы управления;
• Внедрение и использование современных средств связи;
• Оптимизация производственной структуры;
• Определение наиболее эффективных методов коммуникаций;
• Создание и развитие организационной культуры.

Координационный механизм распространяется на все сферы, уровни управления и бизнес-процессы организации. Обеспечивает устойчивость. гибкость и оперативность в принятии решений развития бизнеса.

Именно постоянная обратная связь дает возможность собирать, группировать, анализировать информацию, вносить своевременные корректировки, эффективно управлять запасами и ресурсами.

Конкретные функции управления

Конкретные функции управления – это более узкие, конкретные обязанности, связанные с тонкостями производственного процесса функции. Основная задача конкретных функций – это обычно четко определённые бизнес-процессы, требующие особого внимания, их качественное взаимодействие с организационными структурами организации.

Таких конкретных функций может быть достаточно большое количество. Все они должны быть прописаны в трудовом договоре и указаны в штатном расписании предприятия.

Примером конкретных функций управления могут быть:

• общее руководство организацией;
• управление основным или вспомогательным производством;
• управление материальным обеспечением;
• управление качеством;
• управление маркетингом и рекламой;
• управление финансами;
• управление персоналом и делопроизводство;
• управление инновациями;
• и т. д.

Конкретные функции управления появляются при расширении производства. Тогда требуется большая управляемость и могут появляться отдельные (подразделения) под конкретный бизнес-процесс.

Также может возникнуть такая потребность в конкретных функциях при . Бизнес-процессы не уменьшаются (при уменьшении объёма выпускаемой продукции), а исполнители сокращаются. В такой ситуации функций распределяются на других сотрудников.

Но при всём этом конкретные функции всё равно носят признаки общих функций. Управляя любым бизнес-процессом менеджеру придется: планировать, организовывать, координировать, учитывать материальное вознаграждение (мотивация), координировать (взаимодействие с окружающей средой) и контролировать.

Функции управления в госслужбе

В государственной и муниципальной службе выделяют четыре основных функции управления: планирование, организация, координация и контроль. Считается, что при найме на государственную и муниципальную службу работник уже знает уровень заработной платы и стимулирующие выплаты. Они зависят от квалификации и трудового стажа. Работа госслужащего не может оцениваться от количества принятых граждан и т.п., что может привести к коррупции.